Коллеги из SimpleOne ITAM разобрали на habr.com сюжет, который в российских компаниях повторяется с пугающим постоянством: сервер списали, бухгалтерия закрыла позицию, а диски с персональными данными уехали к подрядчику-утилизатору. Что с ними стало дальше — не знает никто. Формально актив выведен, фактически данные HR-отдела (паспорта, СНИЛС, трудовые, зарплатные ведомости) гуляют где-то между складом и свалкой.
Где рвётся процесс
Списание и вывод из эксплуатации — это два разных события, но в большинстве компаний их путают. Бухгалтер закрывает актив одной проводкой. А вот кто должен вынуть диск, стереть его и оформить бумагу, что стёр, — вопрос без ответа. Между «решили списать» и «реально вывели из эксплуатации» есть зона, за которую формально не отвечает никто: бухгалтерия, ИТ, юристы и подрядчик кивают друг на друга.
Отсюда три типовых сценария: сервер уезжает на утилизацию с нетронутыми дисками; ноутбук уволенного сотрудника выдают новичку без переустановки системы (со всеми токенами, кэшем и паролями предыдущего владельца); МФУ со встроенной памятью три года стоит в углу, потому что договор с утилизатором истёк, а ответственный уволился.
Почему это не абстракция
В 2016 году Morgan Stanley закрывал два дата-центра. Подрядчик, вместо того чтобы уничтожить диски, продал их на вторичный рынок — часть ушла на онлайн-аукцион. На дисках лежали данные 15 млн клиентов: номера соцстрахования, счета, даты рождения. Итоговый счёт: $60 млн от OCC в 2020-м, $35 млн от SEC в 2022-м и $60 млн по групповому иску клиентов. Одна ошибка при утилизации — $155 млн.
В России с 30 мая 2025 года действуют ужесточённые санкции за нарушения по 152-ФЗ, так что вопрос «а где акт стирания диска?» из теоретического стал очень практическим. Регулятор смотрит не на то, снят ли сервер с баланса, а на то, есть ли у вас документ, доказывающий санацию носителей.
Что с этим делать
Проверьте у себя буквально три вещи:
- Есть ли в процессе списания обязательный шаг «извлечь и санировать носитель» — такой, который нельзя пропустить или закрыть галочкой в бухгалтерии.
- Кто именно отвечает за судьбу диска после снятия сервера с баланса — с фамилией, а не «ИТ-отдел вообще».
- Что подписывает подрядчик-утилизатор: акт вывоза железа или акт уничтожения носителей с серийниками. Это разные бумаги, и регулятору нужна вторая.
Пока в процессе нет шага, который нельзя пропустить, всё держится на памяти инженера. А она, как показывает практика, подводит ровно в тот момент, когда это дороже всего стоит.